Sua empresa está avaliando se deve aderir as tecnologias de nuvem começando a migrar para o Office 365? Então você veio ao lugar certo! A Microtel IT é parceira e revenda autorizada das soluções Microsoft Office 365 e Microsoft 365. Esta série de posts mostrará algumas das principais vantagens em aderir a nuvem começando pelo Office 365 da Microsoft.
Introdução
Este post é a primeira parte de uma série de postagens que dará uma boa ideia das vantagens de aderir tecnologias de nuvem e quais benefícios sua empresa terá ao adotar o Office 365 como uma plataforma de colaboração.
Vivemos em um mundo que está se movendo rapidamente em direção a soluções de Software como Serviço (SaaS) em várias áreas, desde colaboração, e-commerce e muitas outras áreas, passando de uma realidade onde sistemas e recolhimento de dados são implantados unicamente na infraestrutura da empresa para um modelo que estende essas implantações para a nuvem.
O objetivo desse post é fornecer uma visão geral de como sua empresa pode aumentar a produtividade empoderando seus colaboradores através dos principais recursos e novas tecnologias possíveis apenas no Office 365.
Esses são os tópicos que iremos discutir nessa primeira parte dessa série de postagens:
- Microsoft 365
- Colaboração com SharePoint e OneDrive
- Mobilidade
- Uso do Microsoft Teams como sua plataforma de trabalho e colaboração
- Compartilhamento externo fácil e seguro
Para ler a segunda parte dessa série, clique aqui.
Microsoft 365
Uma coisa de cada vez, o que é o Microsoft 365?
Uma das principais preocupações das empresas ao escolher uma plataforma de colaboração em nuvem, na qual Office 365 é um exemplo e uma plataforma líder, é a segurança das informações. Um dos maiores desafios quando uma empresa está decidindo se deseja migrar para o Office 365 está relacionado a desmistificação de que ter suas informações na nuvem é menos seguro que mantê-las exclusivamente nas instalações da própria empresa
A Microsoft lançou um modelo de serviço de assinatura que inclui um impressionante conjunto de recursos de segurança chamado Microsoft 365. Este é um pacote que inclui:
- Windows 10(Os direitos de atualização do Windows 10 Pro estão inclusos no Microsoft 365 Business quando os computadores de destino estão executando o Windows 7, 8 ou 8.1.)
- Office 365
- Segurança e Mobilidade Corporativa
Este pacote vem em três opções diferentes:
- Microsoft 365 Business
- Microsoft 365 Enterprise
- Microsoft 365 Education
Do meu ponto de vista, o Microsoft 365, no qual o Office 365 está incluído e é uma grande parte, tem dois ramos principais que estão intimamente ligados:
- Colaboração
- Segurança
O propósito principal do Microsoft 365, é impulsionar (capacitar) os negócios a colaborar de maneira segura.
Abaixo, há um resumo dos principais motivos pelos quais você deve aderir a nuvem e começar a usar o Microsoft 365. O resumo é focado principalmente nos recursos do Office 365.
Colaboração com SharePoint e OneDrive
Além dos e-mails, as informações do Office 365 serão armazenadas no SharePoint Online ou no OneDrive:
- SharePoint Online: O coração da colaboração no Office 365 e onde a informação compartilhada em sua empresa devem residir.
- OneDrive: Baseado na mesma tecnologia do SharePoint, é um espaço privado que permite que cada funcionário da empresa armazene seus documentos pessoais. Cada funcionário tem de 1TB até 5TB, dependendo do seu modelo de assinatura/licenciamento
Office Online Web Apps (SharePoint e OneDrive)
Com o Office 365, cada programa do Office tem um aplicativo correspondente na web que permite a colaboração em documentos diretamente do seu navegador sem a necessidade dos programas correspondentes do Office. Estes são os Office Web Apps (Office Online) disponíveis no Office 365:
- Word Online
- Excel Online
- PowerPoint Online
- Visio Online
- OneNote Online
Cada um desses aplicativos na web permite abrir e editar documentos diretamente do seu navegador. A experiência é semelhante ao programa padrão do Office e existem apenas algumas restrições na experiência de edição (Por exemplo: você pode abrir, mas não editar arquivos do Excel habilitados para macro)
Colaboração em tempo real e Coautoria (SharePoint e OneDrive)
Você está cansado de revisar documentos, enviando cópias sucessivas do mesmo documento por e-mail e sem saber qual é a versão mais recente? Eu também e aqui é onde a coautoria é de grande ajuda!
Quando um documento é armazenado no SharePoint ou no OneDrive, a coautoria permite compartilhar um documento com um usuário dentro ou fora da sua empresa e colaborar com o documento em tempo real, sem a necessidade de salvar várias versões do mesmo documento e sem perder as mudanças feitas por cada colaborador. Todas as contribuições são mescladas no mesmo documento e você pode ver quem mais está editando e quais alterações cada colaborador fez.
Isso permite que você tenha colaboração completa em tempo real no mesmo documento, em vez de ter várias cópias indo e voltando por e-mail, com a vantagem adicional de reduzir significantemente o tamanho da sua caixa de e-mail e torná-lo muito mais produtivo.
O SharePoint e o OneDrive aproveitam as vantagens do compartilhamento seguro, permitindo escolher quem pode acessar e editar o documento.
Pare de enviar anexos por E-mail
Outra vantagem de usar o SharePoint e o OneDrive para colaboração é que, em vez de anexar uma cópia do seu documento no e-mail, você pode simplesmente compartilhar um link para o documento armazenado no SharePoint ou no OneDrive.
Para usuários, o anexo aparenta ser idêntico a um anexo normal com a diferença de ter um pequeno símbolo de nuvem perto do ícone do documento.
Dessa forma, também reduzimos significantemente o tamanho da caixa de e-mail do usuário, já que estamos compartilhando o link do documento no SharePoint ou no OneDrive e não uma cópia do arquivo. O compartilhamento de documentos dessa maneira também permite aos usuários que utilizem a colaboração em tempo real, possibilitando que coeditem o documento “anexado”. O documento pode ser editado no navegador ou usando o programa apropriado do Office.
Acesso ao Office
Documentos no SharePoint ou no OneDrive são armazenados em bibliotecas de arquivos. Você pode sincronizar qualquer arquivo do SharePoint ou do OneDrive para uma pasta em seu computador, onde pode trabalhar diretamente nos arquivos usando o explorador (“EXPLORER”) de arquivos e pode até acessar e trabalhar em arquivos quando estiver offline
Assim que voltar a ficar online, qualquer mudança feita por você ou por outro usuário serão sincronizadas automaticamente
Grupos do Office 365
Grupos do Office 365 são o método preferido para colaboração em equipe no Office 365. Quando criado, um grupo do Office 365 disponibiliza as seguintes ferramentas para seus membros:
- Um grupo de segurança (Azure AD)
- Um grupo de caixa de e-mail compartilhado(Exchange)
- Um site de equipe compartilhado (SharePoint)
- Um bloco de anotações compartilhado (OneNote)
- Uma equipe no Microsoft Teams (É associada a um grupo existente do Office 365)
- Um espaço de planejamento para trabalhos em equipe (Microsoft Planner)
Os grupos do Office 365 podem ser criados de diferentes formas no Office 365 (Entre outros: SharePoint, Outlook e Microsoft Teams) e seu principal objetivo é facilitar colaboração entre equipes nas empresas. Por exemplo, o grupo de caixa de e-mail compartilhado criado não é uma lista de distribuição mas uma caixa de e-mail compartilhado no Exchange Online e permite que um novo membro do grupo tenha acesso instantâneo a todos os e-mails enviados para a caixa de e-mail compartilhada antes de ser adicionado ao grupo!
- Acessar seu e-mail e contatos usando o Exchange Online e Outlook Mobile App
- Abrir e colaborar em documentos compartilhados no site de equipes do SharePoint usando os aplicativos mobile do Office (existe uma versão mobile para Word, Excel, PowerPoint, etc.)
- Compartilhar e acessar notícias importantes com sua equipe usando os sites de comunicação do SharePoint
- Acessar os painéis da sua empresa usando o Power BI
- Acessar processos comerciais importantes (Exemplo: aprovar despesas da sua equipe) usando o PowerApps
- Entrar em uma reunião diretamente do seu celular usando o aplicativo do Microsoft Teams
- Acessar informações corporativas importantes usando o aplicativo do SharePoint
Tudo isso pode ser alcançado de forma segura. Falarei um pouco mais de segurança na segunda parte dessa série de postagens.
Use o Microsoft Teams como sua plataforma de trabalho
Microsoft Teams é uma plataforma de colaboração lançada em 14 de Março de 2017 e combina um chat de trabalho, reuniões de teleconferência com áudio e vídeo, anotações, anexos e tudo relacionado a trabalho de equipe digital. Este serviço se integra perfeitamente ao Office 365, incluindo o Microsoft Office, o SharePoint Online e também pode se integrar a produtos que não são da Microsoft.
O Microsoft Teams já é o aplicativo de negócios que mais cresce na história da Microsoft e está crescendo rapidamente para ser o centro de trabalho para colaboração no Office 365. Em resumo, o Microsoft Teams fornece:
- Conversas 1-para-1 e de equipe: Você pode conversar com qualquer usuário interno do Office 365 e também com convidados.
- Canais: Por padrão, um único canal chamado “General” é criado para cada equipe mas novos canais podem ser adicionados. A abordagem mais comum é criar alguns canais, um para cada tópico relevante dentro da equipe. Por enquanto, todos os canais compartilham as mesmas configurações de segurança da equipe, e com permissões específicas é possível ter canais privados.
- Reuniões: Você pode organizar e participar de reuniões online (áudio e vídeo) e pode até iniciar sua reunião usando seu PC e continuar participando usando seu dispositivo móvel. Tudo que você precisa é de uma conexão estável à Internet!
- Arquivos: Você pode abrir seus arquivos diretamente no Teams sem precisar ir ao SharePoint, onde os arquivos estão armazenados, Em breve, as equipes terão a experiência completa dos arquivos do SharePoint e a experiência do usuário para interagir com os arquivos será ainda melhor do que é hoje.
- Guias: Guias são uma ótima maneira de adicionar conteúdo à sua equipe ou canal. Permite adicionar novas guias que mostram o conteúdo do Office 365 (por exemplo, um calendário de fragmentos, o Team Planner, um painel do PowerBI) ou conteúdo externo relevante (por exemplo, uma página da web externa)
- Conectores: Semelhante às Guias, mas permite que você obtenha conteúdo de várias fontes de conteúdo diretamente em um canal (por exemplo: um link relevante do Youtube, atividade da conta do Twitter, etc.)
- Bots: o Microsoft Teams também tem a capacidade de se comunicar com Bots, aplicativos de inteligência artificial que podem concluir tarefas simples ou complexas usando comandos baseados em chat.
- Aplicativo Mobile: Tudo acima pode ser feito usando o aplicativo Teams Mobile, que é um aplicativo completo de recursos, disponível para IOS e Android.
Compartilhamento externo fácil e seguro
Para que as empresas possam compartilhar o conteúdo de uma instalação do SharePoint local, isso envolve algumas configurações complexas de TI a serem definidas. Se você migrar para o Office 365 e o SharePoint Online, fica muito mais fácil compartilhar informações com usuários externos, permitindo que as informações sejam compartilhadas facilmente de maneira segura
SharePoint Online possibilita o fácil compartilhamento de:
- Sites: Compartilhe um site inteiro com um usuário externo
- Bibliotecas de arquivos: Compartilhe apenas o conteúdo de uma biblioteca de arquivos específica
- Pastas: Compartilhe apenas o conteúdo de uma pasta específica
- Documentos: Compartilhe apenas o conteúdo de um documento específico
Para poder compartilhar com usuários externos, o compartilhamento externo deve estar habilitado no Centro de Administração do Office 365 e, de uma perspectiva de segurança, é possível controlar para quais domínios o compartilhamento externo é permitido (usando listas negras ou brancas).
Esses são alguns dos motivos para você aderir a nuvem começando pelo Office 365, para ler a segunda parte dessa série, clique aqui.